Bagi kamu yang bekerja sebagai Human Resources Development atau HRD, tentu sudah tak asing dengan istilah Key Performance Indicator (KPI). Ini salah satu dari sekian banyak peranan HR dalam perusahaan.
Lalu, bagaimana kalau kamu masih baru dalam menjalankan bisnis dan memiliki karyawan, perlu tidak menetapkan KPI? Supaya lebih jelas dan kamu bisa memutuskan perlu tidaknya menetapkan KPI, baca artikel ini sampai selesai.
Apa Itu Key Performance Indicator (KPI)?
Key Performance Indicator (KPI) adalah indikator yang sangat penting untuk menilai seberapa baik kinerja seseorang, termasuk untuk melakukan penilaian yang adil mengenai kinerja setiap karyawan di perusahaan.
Sebagai indikator kunci penilaian kinerja, maka sifatnya harus terukur dan perhitungannya juga harus jelas. Adapun pengukuran itu, berasal dari output kerja atau hasil kerja.
Dengan adanya KPI, bisa menjadi acuan atau penentu yang akan memberikan berbagai informasi seberapa jauh target kerja atau progress yang sudah berhasil dicapai karyawan.
Manfaat KPI dalam Penilaian Kinerja Karyawan
Manfaat KPI sangat berguna dalam melakukan penilaian atas performa karyawan yang membantu kamu menjalankan bisnis,mempermudah mengukur dan mengevaluasi kinerja para karyawan sehingga kamu bisa mengetahui bagaimana karakteristik employee yang engaged, .
Dengan adanya Key Performance Indicator (KPI), maka harapan manajemen kepada karyawan akan tersampaikan dengan baik. Pekerja pun akan menyadari tujuan apa yang harus mereka capai serta bisa lebih loyal lagi dalam bekerja.
Selain itu, hasil kinerja dari masing-masing karyawan yang terukur dengan jelas, akhirnya bisa jadi acuan untuk memberikan reward atau penghargaan.
Tentu hal ini akan berdampak positif pula bagi para pekerja sehingga semangat mereka untuk memberikan yang terbaik bagi perusahaan bisa terjaga dengan baik.
Di sisi lain, penggunaan key performance indicator bisa memberikan referensi kepada pemilik perusahaan dan jabatan strategis terkait untuk pengambilan keputusan yang berkaitan dengan perkembangan perusahaan.
Apalagi, kalau pada saat ini, perusahaan sedang melakukan digital marketing for small businessess supaya bisa sampai pada tujuan yang ingin dicapai.
Secara ringkas, maka manfaat dari penggunaan KPI dalam penilaian kinerja karyawan, antara lain:
- Jadi standar acuan dalam melakukan pengukuran dan evaluasi terhadap kinerja karyawan.
- Tugas dan tanggung jawab tiap-tiap karyawan menjadi lebih jelas dan mereka akan tahu serta memahami dengan lebih baik mengenai apa yang diharapkan manajemen perusahaan terhadap hasil kinerja mereka.
- Pemilik bisnis dan manajemen perusahaan, dalam hal ini HRD, bisa menghitung dengan lebih spesifik hasil kerja tiap-tiap karyawan, untuk kemudian menjadi patokan dalam pemberian reward atau penghargaan.
- Hasil dari KPI dapat dijadikan bahan referensi dalam menetapkan keputusan strategis terkait pengembangan bisnis menjadi lebih baik.
- Jika bagi perusahaan dan manajemen, KPI adalah patokan untuk mengukur kinerja karyawan, maka bagi karyawan, KPI adalah target kerja yang harus mereka capai.
Cara Menetapkan KPI
Cara menghitung KPI bisa dengan menggunakan metode specific, measurable, achievable, realistic, dan time sensitive, atau SMART. Adapun metode SMART itu adalah sebagai berikut:
1. Specific
Kamu harus menetapkan target secara spesifik. Contohnya, lama jam kerja setiap karyawan maksimal 40 jam perminggu, pengaturan dan penetapan job desc tiap-tiap orang, penguraian deskripsi tugas dan tanggung jawab yang harus dipenuhi, termasuk hal-hal apa saja yang perlu dilakukan dan apa yang tidak.
2. Measurable
Perhitungan atau proses mengimplementasikan KPI tentunya harus terukur. Contohnya, menggunakan 10 kriteria penilaian baik secara kualitas maupun kuantitas, atau dengan kata lain terukur akurat 100%.
3. Achievable
Dalam key indicator performance (KPI), tentu harus ada tantangan yang menjadi tujuan yang bagaimanapun harus dicapai. Namun, tentu saja goals tersebut harus achievable, atau yang masuk akal untuk dicapai.
Jadi, walaupun menantang, kamu harus memastikan tantangan tersebut memiliki kemungkinan untuk tetap dicapai, meski dengan sedikit usaha yang lebih keras dan ketekunan yang luar biasa. Mengapa harus terukur dan masuk akal? Sebab, jika tidak tercapai, maka KPI menjadi sia-sia.
4. Realistic
Seperti halnya menentukan tantangan, kamu pun harus menetapkan target yang realistis atau masuk akal dengan sejumlah sasaran kinerja dan KPI yang telah disusun.
5. Time Sensitive
Manajemen waktu penting untuk tiap-tiap orang di dalam perusahaan karena ini berhubungan dengan penentuan KPI yang perlu ada batas waktu dalam pencapaian semua tujuan dari setiap divisi dan personal di dalam perusahaan.
Sehingga, dampak yang akan didapatkan jauh lebih baik terhadap goals digital business kamu. Misalnya, keuntungan naik 25% di tahun 2021, area pemasaran dari 10 wilayah menjadi 20 wilayah dalam waktu 6 bulan, dan seterusnya.
Cara Mendefinisikan Benchmark Score
Dasar penetapan target seperti yang sudah kamu pelajari sebelumnya, harus memperhatikan baseline data, yakni memperhatikan perbandingan data pencapaian tahun lalu dengan tahun yang sedang dijalani atau saat ini.
Kemudian kamu juga perlu membandingkan ulang target yang diminta oleh para pemangku kepentingan pada tahap sebelumnya dengan tahap yang sedang dijalani, sehingga bisa ditetapkan target baru untuk tahap selanjutnya.
Nah, di bawah ini ada beberapa macam cara mendefinisikan skor yang bisa kamu coba.
1. KPI Maximize
KPI maximize adalah KPI saat pencapaian makin tinggi, berarti makin baik. Misal saja pada jumlah pembelian, jumlah pelanggan baru, jumlah laba, dan sebagainya. Perhitungan skornya adalah: realisasi / target x 100.
2. KPI Minimize
Sementara itu, KPI minimize adalah KPI saat pencapaian semakin RENDAH, namun tetap terlihat adanya perbaikan. Misalnya, jumlah temuan audit, jumlah komplain, rasio biaya, jumlah keterlambatan, dan sebagainya. Bagaimana perhitungan skornya? Target / realisasi x 100.
Demikian cara menetapkan KPI yang perlu kamu ketahui dan bisa diterapkan untuk membantu meningkatkan kinerja karyawan dan mendorong perusahaan berkembang ke arah yang baik. Dengan adanya indikator ini, diharapkan perusahaan bisa melewati setiap milestone progress dalam pencapaian goals dalam jangka waktu yang sudah ditentukan.